Referencie
Facility management
Čo je Facility Management
Často kladené otázky
- Čo je Facility Management?
- Čo sú podporné procesy?
- Prečo je pre firmu výhodnejšie predať „non core“ procesy externému dodávateľovi?
- Outsourcing ano. Ale prečo všetky činnosti jednému dodávateľovi?
O Facility Managemente
Facility Management je pomerne nové a moderné ekonomické odvetvie. Jeho samotné korene môžeme nájsť len v nedávnej histórii, v 80. rokoch v Spojených štátoch amerických. Ide o smer, ktorý veľmi aktívne zasahuje do ekonomického a prevádzkového prostredia všetkých moderných spoločností. Definície facility managementu sa ešte donedávna pomerne líšili, a to ako medzi jednotlivými štátmi, tak dokonca i medzi poskytovateľmi FM v rámci jedného štátu. Facility management, ako ho chápe v nedávnej dobe prijatá európska norma FM , predstavuje „integráciu činností v rámci organizácie k obstaraniu a rozvoju dojednaných služieb, ktoré podporujú a zvyšujú efektívnosť jej základnej činnosti“.
Ide o metódu harmonizácie zamestnancov, pracovných procesov a pracovného prostredia v spoločnostiach. Spojuje princípy chodu firmy, štruktúry, humanitných a technických vied.
(Definícia IFMA - International Facility Management Organization).
Obecne platí, že facility management stojí na troch základných pilieroch, ku ktorým sa pridružujú ďalšie podporné činnosti. Tieto hlavné tri piliere sú:
- technická správa nehnuteľností ;
- upratovacie služby;
- ochrana objektov.
Firma ponúkajúca v rámci svojich služieb tzv. facility management by mala byť obecne schopná u klienta prevziať minimálne tieto základné oblasti podporných činností. Nesmie sa ale zabúdať na služby, akými sú údržba zelene, všetky pridružené bezpečnostné služby, administratívne a recepčné činnosti a veľa ďalších služieb všeobecne nesúvisiacich so základným predmetom podnikania klienta.
Moderným a zároveň veľmi dôležitým trendom poslednej doby je účasť spoločnosti poskytujúcej facility management a hlavne jej facility managera, už v projektovej resp. realizačnej fáze výstavby nehnuteľnosti. V tomto ohľade je dôležitým aspektom rozdielnosť pohľadov na výstavbu v prípade investora a facility managera. Zatiaľ čo investor, alebo developer vníma projekt a všetky využité technológie z pohľadu výhodnosti vo fáze výstavby, facility manager tieto skutočnosti hodnotí z pohľadu náročnosti na budúcu údržbu. Súčinnosťou týchto dvoch subjektov takto vzniká dôležitá súhra smerujúca k optimalizácii budúcich nákladov na prevádzku budovy.
Outsourcing obecne je trendom 21. storočia. Je považovaný za ekonomicky veľmi prínosný smer, ako pre firmy, ktoré outsourcing využívajú, tak pre poskytovateľom služieb. Outsourcovanie vedľajších činností umožňuje totiž firmám plné sústredenie všetkých síl na vlastný core business a na jeho skvalitnenie. Vedľajšie outsourcované procesy predané špecializovanej firme sa nielen skvalitnia, ale veľakrát tiež paradoxne zlacnia. Celkove teda narastie efektivita procesov celej firmy. Doteraz zrealizované projekty nielen v oblasti facility managementu hovoria o úspore prevádzkových nákladov v intervale 10-30 %.
Často kladené otázky
Jedná sa o jednotné plánovanie a riadenie všetkých podporných činností v organizácii, prevažne vo väzbe na prevádzku nehnuteľností a technológií.
Za podporný proces je možné považovať všetko, čo nesúvisí so základnou podnikateľskou činnosťou firmy (tzv. Core Business). Je to veľmi široká škála činností od úplne základných, akými sú upratovacie a bezpečnostné služby, cez náročnú technickú správu budov, správu technológií, až po administratívne služby, IT, management projektov, financovanie aj.
Dôvodov je hneď niekoľko:
- Externí dodávateľ za tieto činnosti preberá zodpovednosť a delí sa tak o riziká. Tento predpoklad sa 100% potvrdil pri povodniach v roku 2002 (Česká republika). Firmy, ktoré zverili starostlivosť o non-core business externému partnerovi, zvládli situáciu omnoho lepšie ako firmy bez partnera. Je to logické, krízové riadenie situácie prešlo na partnera a s ním i riziká a zodpovednosť, firma sa mohla venovať svojej hlavnej činnosti.
- Zníženie nákladov a súčasne zvýšenie kvality služieb - Externá špecializovaná firma logicky realizuje činnosť efektívnejšie a s vyššou kvalitou. Po dôkladnej vstupnej analýze, ktorá vždy predchádza outsourcingu podporných činností sa zistí, že i ta najefektívnejšia firma riadi non-core business relatívne neefektívne. Dôvod je namieste. Firma efektívne riadi svoj hlavní predmet podnikania, v tom je jej hlavná kompetencia a je logické, že nikto nemôže vedieť všetko.
Základná téza teda znie:
„Každý robme to, čo vieme najlepšie a nedopusťme, aby tie činnosti, ktoré nie sú našou hlavnou kompetenciou a ktoré nedokážeme robiť kvalitne a efektívne, poškodzovali v konečnom dôsledku i náš core business.”
- Sprehľadnenie nákladov, optimalizácia služieb - Druhá fáza projektu outsourcingu je vždy redesign pokrivených procesov. Dôjde k ich narovnaniu, priradeniu konkrétnej nákladovej položky ku konkrétnej činnosti. Celý systém je napojený na FM software a Call Centrum, kde sa presne zaznamenávajú jednotlivé úkony a požiadavky klienta. V podobe reportov sa záznamy predkladajú klientovi. Ten následne presne vie, koľko a za čo platí. Môže tak presne riadiť svoje náklady. Odstránia sa redundantní a nepotrebné činnosti, procesy sa zefektívnia.
Téza:
„Ak klient presne vie, za čo a koľko platí, môže riadiť a plánovať svoje náklady. Potom je pre neho komplex podporných služieb nie nákladovou položkou, ale podnikateľskou príležitosťou.”
Toto je veľmi diskutované téma. Prístup v k outsourcingu podporných procesov má v zásade dva základné prístupy:
- každú činnosť zadať inej špecializovanej firme
- jeden dodávateľ - integrátor na všetky outsourcované činnosti
ad. A) Špecializované firmy na jednotlivé činnosti
Prvý prístup reprezentuje myšlienku „tvorby konkurenčného prostredia vo vnútri firmy”. Ak je vo firme niekoľko subdodávateľov, ide o hráčov, ktorí spolu do určitej miery súperia.
Tento názor je ľahko spochybniteľný. Každý subdodávateľ by mala byť špecializovaná firma práve na danou konkrétnu činnosť. Každý teda operuje na inom konkurenčnom trhu. Myšlienka, že by spolu mali tieto firmy súperiť, sa zdá byť trochu vratká.
Objektívnou výhodou, ktorú so sebou tento systém prináša, je menšia závislosť na jednom partnerovi. Tzn., ak je firma s poskytovanými službami nespokojná, jednoducho dodávateľa vymení.
ad. B) Jeden strategický partner
Tento smer má niekoľko nesporných výhod:
- Jeden partner
- Prevzatie zodpovednosti a rizík
Najvýznamnejším argumentom v prospech jedného všetko zastrešujúceho partnera je prevzatie zodpovednosti a rizík za dané podporné procesy. Klient sa sústredí na vlastný „core-business“ a starosti s podpornými činnosťami prenecháva strategickému partnerovi. S ním sa delí o úspech rovnako tak ako o straty. Rozložení rizika je značné.
- Strategický partner prináša systém
V prípade, že sú podporné procesy riadené jednotne strategickým partnerom, vždy sú podchytené špecializovaným softwarom, je zavedený sofistikovaný systém - tj. Call Centrum atd.
Argument, že integrátor neposkytuje všetky služby vo svojej réžii, ale využíva špecializovaných subdodávateľov, a tak sa cena služby pre klienta zbytočne zvyšuje, je do určitej miery opodstatnený. V každom prípade je zrejmé, že zastrešujúci subjekt vnáša systém do inak chaoticky usporiadaných podporných procesov, a tak prináša zjavné finanční a nefinanční efekty.
Nehovoriac o tom, že pokiaľ je klientovi ponúkaný „komplexní balík služieb”, prináša to so sebou väčší priestor pre aktívnu cenovou politiku.